Kapitanov dnevnik

V zadnjih nekaj mesecih preiskušava idejo Kapitanovega dnevnika. To je mesto kamor ob delu na projektu zapisujeva tri glavne stvari:

• Misli o projektu, načrte in opažanja
• Občutke, čustva
• To-do seznam

Odkar sva pred mnogimi leti prebrala Getting Things Done, poskušava vse najino gradivo razvrstiti glede na projekt, kjer bo uporabljeno.To sva še bolj redno začela delati po tem, ko sva začela ustvarjati najine digitalne možgane. Ko je vse urejeno po projektih, pa je zelo enostavno dodati še Kapitanov dnevnik.

Kaj so koristi kapitanovega dnevnika?

1. Enostavno nadaljujemo projekt

Midva sočasno delava na mnogih projektih. Ugibava, da enako velja tudi za vas. Dandanes se namreč redko zgodi, da imamo naenkrat samo eno obveznost. Včasih so projekti kratki in se končajo v nekaj dneh. Nekateri trajajo nekaj mesecev. Lahko pa na njih delamo več let.

En izmed najinih projektov zahteva znanje programiranja in uporabe elektronike - povezovanje žičk, diod, gumbov in podobnega. To je področje, kjer nimava veliko izkušenj in znanja ne uporabljava redno. Zato se nama je že večkrat zgodilo, da sva nekaj dni delala na projektu in se sproti naučila stvari, ki sva jih potrebovala. Potem pa sva projekt za več mesecev odložila. Ko sva ga nadaljevala, sva že vse pozabila. Tako sva se znova morala vse naučiti in minimalno napredovala na projektu. Pozabila sva tudi, kje sva delo zaključila in sva mogla iz vseh koščkov ugotoviti, kje nadaljevati. Če bi med tem projektom poznala idejo takšnega dnevnika, bi vsakič lažje nadaljevala z delom in morda bi bil danes že končan.

Dnevnik pa ni koristen samo pri dolgotrajnih projektih. Odlično služi iz dneva v dan. Ko se vrnemo k projektu na katerem smo delali prejšnji dan, lahko hitro pogledamo v zapise prejšnjega dne. Tako se spomnimo točno kje smo končali, kakšne težave in ideje smo imeli prejšnji dan in kateri to-do predmeti nas čakajo.

2. Zapisane misli nam nudijo vpogled skozi čas

Ko dlje časa zbiramo naše misli in občutke ob projektu, lahko opazimo vzorce. Morda si vsak dan na začetku projekta zabeležimo, da smo zaspani ob delu. Tako torej ugotovimo, da ne spimo dovolj in lahko to težavo rešimo.

Sam sem med pripravo na strokovni izpit tri dni zapored zabeležil, da me skrbi, da nimam dobrega pregleda nad snovjo. V dnevnik sem si dodal nalogo, da se posvetujem z drugo polovico Sodobnega učenjaka o pregledu snovi. Po tem sem opazil ogromno razbremenitev pri delu.

Lahko pa opazimo tudi dobre stvari. Med isto pripravo sem opazil, da mi gre Anki zelo dobro, ko sem aktivno uporabljal vsa načela o katerih sva večkrat pisala. To mi je dalo občutek samozavesti, da dobro delam in sem lažje nadaljeval z delom. Vedel sem namreč, da bom stvari, ki sem jih predelal tudi znal.

3. Odkrijemo vzorce med projekti

Sam sem nekaj let vse delo opravljal na iPadu. Pri mnogih projektih sem opazil, da tablica pri delu ustvarja trenje, ki ga na računalniku ne bi bilo. Enostavna opravila kot kopiraj - prilepi, pisanje, menjanje med okni in mnoga druga so bila mnogo počasnejša. In vsakič so malo po malo načenjala moje potrpljenje.

Ko se je ta vzorec ponavljal pri različnih projektih, sem se končno odločil, da tablico prodam in nadaljujem na računalniku. Ena najboljših odločitev, ki sem jih naredil.

4. Čustva pogosto ovirajo delo - s tem jih ozavestimo

Včasih težko opazimo, da smo pod stresom, zaskrbljeni ali, da se počutimo izgubljeno. Ko delamo na nekem zahtevnem projektu, kot je na primer učenje, pisanje, raziskovanje, nas lahko takšni občutki povsem paralizirajo in odvrnejo od dela. Ko pomislimo, da bi se spravili k delu, začutimo odpor.

Če ta čustva zapišemo, nehajo biti nekakšen oblak negotovosti v nas, ampak postanejo konkretna, oprijemljiva. Takrat spoznamo našega “sovražnika” in lahko začnemo razmišljati, kako se lotiti problema. Mogoče smo si naenkrat zadali prevelik cilj in nam pomaga, da ga razdelimo v manjše dele. Mogoče imamo občutek, da je premalo časa in moramo drugače določiti naše prioritete. Ali pa projekt prestaviti ali opustiti. Lahko pa ugotovimo, da potrebujemo pomoč. Občutkov, ki jih lahko odkrijemo je neskončno in za vsakega med nami bodo drugačni, saj vsak po svoje doživlja te stvari. Verjameva pa, da lahko pristop pomaga vsakomur.

5. To-do predmeti so zbrani na enem mestu, v kontekstu

Med delom bomo redno naleteli na nove stvari, ki jih moramo narediti. A če vsakič prekinemo delo, da sledimo vsaki stranski veji, ne bomo nikamor napredovali. Tako si sproti ustvarimo to-do predmete, ki jih obiščemo kasneje. Prednost dnevnika je, da vsi to-do predmeti ostanejo na enem mestu in umeščeni v kontekst, v katerem so nastali. Ko se vrnemo k njim, se lažje spomnimo, zakaj so pomembni, kako so nastali in se odločimo ali so še potrebni. Ker so na enem mestu pa zagotovimo, da ničesar ne pozabimo.

Kako sva prišla do ideje

Idejo sva dobila, ko sva brala ta članek. V njem avtor predlaga, da običajen to-do seznam združimo z dnevnikom. Vanj pišemo misli, ki se pojavljajo ob delu in naše to-do stvari. Avtorjev namen je, da hitreje in lažje prehajamo med projekti, saj misli prvega zabeležimo preden nadaljujemo z drugim, Tako pa se razbremenimo, da se bolje osredotočimo na nov projekt.

Midva sva idejo prilagodila tako, da ne narediva novega dnevnika vsak dan, ampak raje vsakemu projektu dodava svoj dnevnik. Če menjamo med projekti lahko še vedno misli prejšnjega zapišemo v njegov dnevnik. Večja prednost pa se nama zdi v tem, da nas hiter pregled dnevnika vrne v tisto stanje, kjer smo delo končali.

Kako naj se ga lotim?

Kapitanov dnevnik si lahko ustvarite na kakršenkoli način, ki se lepo vklopi v vaš obstoječ način dela. Lahko je to datoteka na računalniku ali pa fizični zvezek. Karkoli vam je najlažje in za vas deluje. Tu so trije konkretni primeri, kako lahko to naredite:

Beležka v digitalnih možganih

Če ste si ustvarili digitalne možgane ali pa uporabljate beležke na telefonu, ustvarite novo beležko in jo dodajte k obstoječemu projektu. Vsakič, ko delate na tem projektu, najprej odprite beležko, zapišite datum in uro in pričnite z delom. Ko imate kakšno idejo, skrb, misel, to-do predmet ali karkoli drugega, jo zapišite v to beležko.

Word datoteka v mapi projekta

Lahko ustvarite tekstovni dokument na računalniku in datoteko priložite v mapo, kjer imate drugo gradivo za projekt. Če takšne mape še nimate, predlagava, da jo ustvarite. Če je vse zbrano na enem mestu, je delo mnogo lažje. Ponovno, vsakič ko začnete z delom, odprete to datoteko in naredite isto, kot zgoraj.

Zvezek med fizičnim materialom projekta

Če pa je vaše delo bolj fizično, lahko vzamete nov zvezek in vanj beležite stvari. Morda v garaži izdelujete pohištvo ali pa slikate na platno. Enostavno v prostor dodajte zvezek in vanj zapišite stvari, ki vam grejo vmes po glavi.

Ideja je vsakič enaka. Najbolj pomembno je, da kapitanov dnevnik prilagodite vašemu delu. Cilj je, da se čim bolj vključi v obstoječi način dela, da bo njegova uporaba enostavna. Če boste samo za njega morali odpirati nove aplikacije ali pa oditi v drug prostor po zvezek, ga verjetno ne boste uporabljali in vam ne bo koristil. Uporaba naj bo čim lažja.

Upava, da bi Kapitanov dnevnik tudi vam pomagal pri projektih.